概述
这一讲进入第三章 会计循环。课堂先给出整个会计核算流程,再重点讲清楚三个基础工具:
- 会计科目:解决“经济业务应该归到哪一类”的问题;
- 会计账户:解决“这一类内容发生了怎样的增减变化”的问题;
- 复式记账 / 借贷记账法:解决“一项经济业务怎样在相互联系的账户中同时记录”的问题。
整条主线可以压缩为:
经济业务 → 原始凭证 → 记账凭证 → 登记账簿 → 试算平衡 → 账项调整 → 对账和结账 → 编制财务报表
课堂 PPT 按五节展开:
- 会计循环概述
- 会计科目、会计账户与复式记账
- 填制与审核会计凭证
- 登记会计账簿
- 调整与结账程序
本次课实际讲到 第三节“记账凭证的分类与基本格式”,在“记账凭证的要素”之前结束,因此后面的账簿、调整与结账本篇暂不展开。
目录
第一节 会计循环概述
会计循环的概念
会计循环(accounting cycle):会计人员按照会计准则要求,采用专门的会计核算程序和方法,把企业日常经济业务形成的零散、复杂的会计资料,加工成满足会计信息使用者需要的信息的过程。
通俗理解:
会计循环就是一套完整的会计核算业务流程。
关键点有两个:
- 处理对象:企业日常经济业务形成的零散会计资料;
- 处理方式:采用专门的会计核算程序和方法,最终形成可供使用的会计信息。
会计循环的完整流程
课堂用一张流程图概括整个过程:
经济业务(会计事项)
↓
原始凭证
↓
记账凭证
↓
登记账簿
↓
试算平衡
↓
账项调整
↓
对账和结账
↓
财务报表
其中登记账簿又包括:
- 库存现金日记账
- 银行存款日记账
- 明细分类账
- 总分类账
最终对外提供的会计信息主要表现为:
- 资产负债表
- 利润表
- 现金流量表
- 财务报表附注
NOTE图片占位符:插入 PPT“会计循环流程”完整流程图。
建议放在这里,图中应包含“经济业务→原始凭证→记账凭证→账簿→试算平衡→账项调整→对账结账→报表”的完整箭头关系。
为什么库存现金和银行存款要设置日记账?
老师特别强调:现金和银行存款直接关系企业的资金链和支付能力,需要持续、及时关注。
因此这两类资金通常单独设置日记账,便于企业每天掌握实际可用资金。
会计循环的七个步骤
课堂将流程进一步整理成七个步骤:
- 填制与取得原始凭证并审核
- 编制记账凭证
- 登记账簿
- 试算平衡
- 账项调整
- 对账和结账
- 编制报表
试算平衡为什么能够进行?
前面学过两个基本关系:
以及
会计核算始终建立在这些基本平衡关系上,因此可以通过试算平衡检查记录是否存在差错。
WARNING试算平衡只能帮助发现部分记账错误。老师课堂中特别用了“尽量找出来”这个词,因此不能把“试算平衡”理解为“只要平衡就一定没有错误”。
第二节 会计科目、会计账户与复式记账
一、会计科目
会计科目的概念
会计科目:对会计要素作进一步分类的类目名称。
每一个会计科目都应反映一个特定的经济内容。
例如:
银行存款:企业存放在银行的货币资金;库存现金:企业持有的现金;应收账款:企业应向其他单位或个人收取的款项;应付账款:企业应向其他单位或个人支付的款项。
可以把它理解成一个层层分类的过程:
会计对象 → 会计要素 → 会计科目 → 明细科目
课堂类比浙江大学的组织层级:学校 → 学院 → 系 → 专业。会计分类也按相同思路不断细化。
会计科目设置的原则
1. 合法性与灵活性兼并的原则
在不违反会计准则的前提下,企业可根据自身实际业务:
- 增设会计科目;
- 减设会计科目;
- 分拆会计科目;
- 合并会计科目。
教材中的企业会计科目表提供了一个通行框架,具体企业可结合自身业务灵活使用。
老师举例:不同企业年报中的具体报表项目可能存在细微差异,原因就在于业务结构不同,会计科目的使用也会有所调整。
2. 完整性原则
要求保持会计指标体系的完整和统一,使会计核算提供的信息能够满足相关各方需求。
直观理解:
企业发生的经济业务,都应该能找到适当的会计科目加以分类和反映。
随着经济活动不断发展,新型业务出现,会计科目体系也会继续补充和发展。
3. 实用性原则
会计科目名称要求:
- 简明扼要
- 内容确切
例如看到“银行存款”“库存现金”“短期借款”“长期借款”等名称,就能够大致判断其反映的经济内容。
这也便于非会计专业的信息使用者理解企业的会计信息。
会计科目的分类
会计科目可以从两个角度分类。
1. 按反映的经济内容分类
课堂列出五类:
- 资产类
- 负债类
- 所有者权益类
- 损益类
- 成本类
其中:
- 损益类:主要反映收入、费用、收益和损失,如主营业务收入、其他业务收入、销售费用、管理费用、财务费用等;
- 成本类:主要核算生产经营过程中形成的成本,如生产成本、制造费用等。
为什么“制造费用”属于成本类?
制造费用是生产过程中发生、但暂时无法直接归集到某一种具体产品上的支出,例如:
- 车间使用固定资产的折旧;
- 车间主任等管理人员工资;
- 车间水电费。
这些费用最终仍要按照一定方法分配到具体产品中,构成产品成本。
老师用一个简化例子说明:一个月生产 A 产品 50 个、B 产品 70 个,若本月发生制造费用 120 元,则这 120 元最终需要按照适当标准在产品之间分配,进入产品成本。
2. 按提供信息的详细程度分类
分为:
- 总分类科目
- 明细分类科目
总分类科目与明细分类科目
总分类科目
又称 一级科目,是对会计要素进行总括分类的科目。
例如:
- 原材料
- 应收账款
- 管理费用
- 银行存款
课堂强调:企业会计科目表中列出的通常是一级科目。
明细分类科目
对总分类科目所包含的经济内容进一步分类,可继续分为:
- 二级明细科目
- 三级明细科目
- 必要时还可继续细分
课堂例子:
原材料(一级)├─ 主要材料(二级)│ ├─ 甲材料(三级)│ └─ 乙材料(三级)└─ 辅助材料(二级)另一个例子:
管理费用(一级)├─ 差旅费├─ 业务招待费├─ 水费├─ 电费├─ 工资福利└─ ……这些明细项目加总后形成总分类科目的总额。
因此:
总分类科目与明细分类科目在性质上属于从属关系。
WARNING“会计报表中的所有项目都是一级会计科目”这一说法不成立。课堂直接举出“未分配利润”等项目说明报表项目与一级科目不能简单画等号。
二、会计账户
会计账户的概念
会计账户:根据会计科目开设,具有一定结构,用来连续、分类记录各项经济业务对会计要素增减变动的影响及其结果的一种手段。
核心词:
- 根据会计科目开设;
- 具有一定结构;
- 连续记录;
- 分类记录;
- 反映会计要素的增减变动及结果。
前面学习“会计要素增减变动”的目的之一,就是为账户记录打基础。
账户与会计科目的关系
联系
- 会计科目是账户的名称;
- 会计科目是设置账户的依据;
- 账户是会计科目的具体运用;
- 会计科目反映的经济内容,就是相应账户需要登记的内容。
区别
- 会计科目:主要承担分类和命名功能,本身没有专门的记录结构;
- 账户:具有具体结构,可以连续记录资金运动及其增减变动。
一句话:
科目负责“叫什么”,账户负责“怎么记”。
T 型账户
教学中常用 T 型账户 表示账户结构:
账户名称 ----------------- 左方 | 右方 |- 左方和右方用于分别记录增减变动;
- 在借贷记账法下:
- 左方称为 借方;
- 右方称为 贷方。
“T 型账户”和过去所说的“丁字账户”表示同一结构。
NOTE图片占位符:插入 PPT“T 型账户 / 丁字账户结构图”。
建议选择显示“账户名称—左方—右方”的那一页。
账户的基本内容
一个完整账户通常包括:
- 账户名称:由会计科目作为名称;
- 日期:经济业务发生或记账日期;
- 凭证号数:说明记录来源;
- 摘要:简要说明经济业务内容;
- 借方金额;
- 贷方金额;
- 余额,并注明借方余额或贷方余额。
账户中的几个重要概念:
- 本期增加发生额:本期登记的增加金额合计;
- 本期减少发生额:本期登记的减少金额合计;
- 余额:增减相抵后的差额;
- 期初余额:本期期初已有的余额;
- 期末余额:本期期末的余额,通常成为下一期的期初余额。
NOTE图片占位符:插入 PPT“现实中的账页”示意图。
应能看到日期、凭证号数、摘要、借方、贷方、余额及“借/贷”方向栏。
总分类账户与明细分类账户
会计科目有总分类科目与明细分类科目,相应账户也分为:
- 总分类账户(总账、一级账户)
- 明细分类账户(明细账)
二级、三级乃至更细的账户都属于明细分类账户。
二者关系
- 总分类账户是明细分类账户的统驭账户;
- 明细分类账户是总分类账户的从属账户;
- 明细分类账户对总分类账户起辅助和补充作用;
- 所属明细账户余额合计应与总分类账户余额相等。
平行登记
总分类账和明细分类账采用平行登记:
- 同时登记
- 同方向登记:借方 / 贷方方向一致
- 同金额登记
所以:
总分类账户记录的金额 = 其所属一个或若干明细分类账户金额的合计。
三、复式记账
复式记账的概念与优点
复式记账:每一项经济业务发生后,都以相等的金额,在两个或两个以上相互联系的账户中进行记录的记账方法。
与个人日常只记“收入多少、支出多少”的单式记录相比,复式记账同时反映资金变化的两个方面。
老师的“爸爸给 5000 元”例子
假设爸爸给你 5000 元,钱直接转入银行账户:
- 你的 银行存款增加 5000 元;
- 同时必须说明这 5000 元的来源。
若约定以后需要归还:
- 银行存款 +5000;
- 应付账款(负债)+5000。
若把家庭类比为企业,爸爸相当于投资者:
- 银行存款 +5000;
- 实收资本(所有者权益)+5000。
这样可以清楚说明“钱从哪里来、现在到哪里去”。
复式记账的优点:
- 通过账户之间的对应关系,全面、清晰地反映经济业务的来龙去脉;
- 形成内在平衡关系,可以利用试算平衡检查部分记账差错。
复式记账法的种类
课堂介绍三种:
- 借贷记账法 —— 目前国际通行,本课程必须掌握;
- 增减记账法 —— 我国曾使用,直观地用“增、减”记录;
- 收付记账法 —— 在传统收付记账基础上发展。
后两种本课程以了解为主。
借贷记账法
在借贷记账法中:
- 借、贷只是记账符号;
- “借”不固定表示增加;
- “贷”也不固定表示减少;
- 它们的含义取决于账户的性质。
所有账户均统一规定:
- 左方 = 借方
- 右方 = 贷方
各类账户的借贷方向
这是本次课的重点中的重点。
| 账户类别 | 借方 | 贷方 | 通常余额方向 |
|---|---|---|---|
| 资产类 | 增加 | 减少 | 借方 |
| 负债类 | 减少 | 增加 | 贷方 |
| 所有者权益类 | 减少 | 增加 | 贷方 |
| 成本类 | 增加 | 减少 | 通常按资产类逻辑理解 |
| 费用类 | 增加 | 减少 / 转销 | 期末通常结转 |
| 收入类 | 减少 / 转销 | 增加 | 期末通常结转 |
最基础的记忆方式:
资产、成本、费用:借增贷减
负债、所有者权益、收入:借减贷增
资产类账户
- 借方发生额:本期资产增加额;
- 贷方发生额:本期资产减少额;
- 通常期末余额在借方。
负债与所有者权益类账户
其性质与资产类相反:
- 借方发生额:减少;
- 贷方发生额:增加;
- 通常期末余额在贷方。
收入类账户
- 借方:收入减少或期末转销;
- 贷方:收入增加;
- 收入最终要结转形成利润,因此期末一般结平。
费用类账户
- 借方:费用增加;
- 贷方:费用减少或期末转销;
- 费用最终也要结转,因此期末一般结平。
成本类账户
老师用直观方式帮助理解:生产产品时投入的原材料、直接人工、制造费用等共同形成产品成本,而完工产品本身属于企业资产,因此课堂建议初学时把成本类的借贷方向按资产类记忆:
- 借方增加;
- 贷方减少。
NOTE课堂中老师一度从“利润账户”角度推导时出现绕行,随后明确纠正:实际核算中“本年利润”“利润分配”等科目归入所有者权益类,因此应按所有者权益类账户方向处理。
NOTE图片占位符:插入 PPT“各类账户借贷方向汇总图”。
这是老师明确强调“重点中的重点”的那张总结图,建议原图保留。
借贷记账法的记账规则
必须熟记:
有借必有贷,借贷必相等。
含义:
- 每项经济业务至少涉及两个相互联系的账户;
- 这些账户要作借、贷相反方向的记录;
- 借方金额合计与贷方金额合计必须相等。
经济业务分析的三个步骤
遇到一项经济业务,按三步分析:
- 确定涉及哪些账户,以及各账户的类别;
- 判断各账户对应的会计要素增加还是减少;
- 根据账户类别和增减方向,确定记入借方还是贷方。
可以用固定模板:
① 找账户② 判类别③ 判增减④ 定借贷⑤ 检查:有借必有贷,借贷必相等课堂例题:隆华公司
下面几笔业务是课堂连续演示的核心例题。
例 1:2 月 3 日收到投资者甲投入资本金 50 万元,存入银行
分析:
银行存款:资产类,增加 → 借方 500,000;实收资本:所有者权益类,增加 → 贷方 500,000。
会计分录:
借:银行存款 500,000 贷:实收资本 500,000例 2:2 月 5 日向 A 单位购入原材料一批,金额 10 万元,款项尚未支付
分析:
原材料:资产类,增加 → 借方 100,000;应付账款:负债类,增加 → 贷方 100,000。
借:原材料 100,000 贷:应付账款 100,000例 3:2 月 20 日用银行存款支付前欠 A 单位购货款 10 万元
分析:
应付账款:负债类,减少 → 借方 100,000;银行存款:资产类,减少 → 贷方 100,000。
借:应付账款 100,000 贷:银行存款 100,000例 4:2 月 21 日购买设备一台,价款 15 万元,用银行存款付清
分析:
固定资产:资产类,增加 → 借方 150,000;银行存款:资产类,减少 → 贷方 150,000。
借:固定资产 150,000 贷:银行存款 150,000这属于会计要素内部的变化:资产内部一增一减,总额不变。
例 5:2 月 23 日投资者投入一批机器设备,评估确认价值 30 万元
分析:
固定资产:资产类,增加 → 借方 300,000;实收资本:所有者权益类,增加 → 贷方 300,000。
借:固定资产 300,000 贷:实收资本 300,000例 6:2 月 25 日公司宣布分配现金股利 5 万元
关键:“宣布分配”与“实际支付”是两个不同的经济事项。
宣布分配后,公司已经形成向股东支付股利的义务:
利润分配:所有者权益类,减少 → 借方 50,000;应付股利:负债类,增加 → 贷方 50,000。
借:利润分配 50,000 贷:应付股利 50,000例 7:2 月 27 日用银行存款 58,000 元购入一台不需要安装的机器设备
分析:
固定资产:资产增加 → 借方 58,000;银行存款:资产减少 → 贷方 58,000。
借:固定资产 58,000 贷:银行存款 58,000TIP“不需要安装”这一条件有会计意义。若设备需要安装,购入后还要继续发生安装人工、材料等支出,达到预定可使用状态前通常先通过 在建工程 归集,完工后再转入固定资产。课堂这里只作概念提示,后面章节再详细学习。
NOTE图片占位符:插入 PPT 中“隆华公司业务 + T 型账户登记”的连续例题截图。
推荐选取能同时显示业务文字和两侧 T 型账户金额的页面。
第三节 填制与审核会计凭证
一、会计凭证
会计凭证:记录经济业务、明确经济责任,并作为记账依据的书面证明文件。
按填制程序和用途,会计凭证分为:
- 原始凭证
- 记账凭证
二者共同构成会计凭证体系。
二、原始凭证
原始凭证的概念
原始凭证:证明经济业务已经发生或完成、明确经济责任,并据以进行会计处理的原始依据。
常见例子:
- 发票;
- 领料单;
- 产品入库单等。
课堂以“出差购买车票”为例:12306 生成的车票 / 行程凭证能够证明业务实际发生,因此可作为原始凭证。
哪些单据不能作为原始凭证
判断标准:
能否证明经济业务已经实际发生或完成。
课堂强调以下材料不能作为原始凭证:
- 银行对账单:主要用于企业与银行之间核对账目;
- 银行存款余额调节表:主要用于调节、核对;
- 经济合同:合同签订后业务仍可能尚未实际发生;
- 购料申请单:只表示申请购买,业务可能尚未发生。
所以:
“与业务有关”不等于“可以据以记账”。
原始凭证的分类
1. 按来源分类
分为:
- 外来原始凭证
- 自制原始凭证
课堂判断:
- 购货时取得的销货发票 → 外来原始凭证;
- 产品入库单 → 自制原始凭证;
- 领料单 → 自制原始凭证。
2. 按填制手续分类
分为:
- 一次原始凭证
- 累计原始凭证
- 汇总原始凭证
一次原始凭证
填制手续一次完成。
典型例子:普通发票。
累计原始凭证
在一定时期内,同类重复发生的经济业务,在一张凭证上多次登记,直到累计完成。
典型例子:限额领料单。
例如某车间获准领用一定限额的材料,可以分多次去仓库领料,每次都在同一张限额领料单上累计记录。
汇总原始凭证
将一定时期内若干张反映同类经济业务的原始凭证汇总后形成。
目的:简化编制记账凭证和登记账簿的工作。
课堂例子:
- 发料汇总表 → 汇总原始凭证。
原始凭证的基本要素
课堂归纳的主要内容:
- 凭证名称;
- 填制凭证单位名称;
- 接受凭证单位名称(对外凭证的“抬头”);
- 填制日期;
- 经济业务内容摘要;
- 涉及财物的名称、数量、单价、金额;
- 经办人员签名或盖章;
- 对符合规定的发票,还涉及购买方纳税人识别号 / 统一社会信用代码等信息。
NOTE图片占位符:插入 PPT“浙江增值税普通发票”示例。
建议保留老师逐项指认“凭证名称、单位名称、纳税人识别号、日期、摘要、数量单价金额、签章”的那一页。
原始凭证的审核
审核主要从三个方面进行:
- 合法性:是否符合有关法律法规和制度规定;
- 完整性:凭证应有的项目、手续、签章是否齐全;
- 正确性:内容、数量、金额、计算等是否正确。
也可以区分为:
- 形式审核:项目、手续、签章是否齐全,填制是否规范;
- 实质审核:业务是否真实、合法、合规。
三、记账凭证
记账凭证的概念
记账凭证:财务部门根据原始凭证或原始凭证汇总表填制,用以确定会计分录,并作为登记账簿依据的会计凭证。
这里开始把前面的原始业务资料转化成规范的会计语言。
为什么要编制记账凭证
原始凭证:
- 种类繁多;
- 格式不统一;
- 通常无法直接、清晰地表明所属会计科目;
- 也无法直接表明借贷方向。
因此需要将原始凭证经过会计人员专业处理,整理为统一的记账凭证,再据以登记账簿。
按经济内容分类
传统上可分为:
- 收款凭证
- 付款凭证
- 转账凭证
课堂说明:这套分类目前实际使用较少,本课程以了解为主。
收款凭证
用于记录库存现金和银行存款收入业务。
因为现金 / 银行存款增加属于资产增加,所以在借贷记账法下通常表现为:
- 库存现金或银行存款记 借方;
- 对应账户记 贷方。
付款凭证
用于记录库存现金和银行存款付出业务。
现金 / 银行存款减少属于资产减少,通常记 贷方。
转账凭证
用于记录不涉及库存现金和银行存款收付的其他转账业务。
NOTE图片占位符:插入 PPT“收款凭证、付款凭证、转账凭证”格式示意图。
按编制方式分类
分为:
- 单式记账凭证
- 复式记账凭证
单式记账凭证
每张凭证只填列一个账户名称,对应账户仅作参考。
按登记方向又可分:
- 借项记账凭证;
- 贷项记账凭证。
优点:
- 内容单一;
- 便于会计人员分工;
- 便于按科目汇总。
缺点:
- 一笔经济业务会分散在多张凭证上;
- 不便于完整反映经济业务全貌和账户之间的对应关系。
课堂例子:从银行提取现金时,库存现金和银行存款分别登记在相应的单式凭证中。
复式记账凭证
在一张凭证上填列一笔经济业务涉及的全部账户名称。
优点:
- 能完整反映一笔经济业务的全貌;
- 能完整显示全部账户及其对应关系;
- 附件集中,便于凭证分析和审核。
缺点:
- 传统手工环境下不便于分工记账;
- 不便于按科目人工汇总。
随着会计信息化发展,上述缺点明显弱化,因此现实中复式记账凭证更常用。
NOTE图片占位符:插入 PPT“现实中的复式记账凭证”照片 / 表格。
课堂在这里展示了现实凭证样式,并指出日期、编号、摘要、借方科目、贷方科目、金额、附件张数等栏次。
NOTE本次课堂在“复式记账凭证”的结构展示后结束,老师明确表示“记账凭证的要素下次再讲”。因此本篇到此为止。
本次课最重要的两张表
老师下课前明确要求重点掌握两项内容:
1. 企业常用会计科目表
学习目标是熟悉整张表,并做到:
- 常见科目能够认出来;
- 知道大致属于哪一类;
- 听到一个科目时能够迅速判断其经济内容;
- 后续分析业务时能够及时找到对应账户。
2. 各类账户借贷方向表
最核心的记忆:
资产、成本、费用:借增贷减负债、所有者权益、收入:借减贷增并始终配合:
有借必有贷,借贷必相等。
如果这两部分熟练,后续会计分录和账户登记会明显顺畅。